مدیریت سازماندهی مطب در سریعترین زمان ممکن

دسته بندی : مقالات

سازماندهی مطب برای هر متخصص دندانپزشکی مهمه. اما این فقط به معنای سازماندهی زمان و برنامه نیست. باید مطمئن بشید که لوازم تمیز شما در جای مناسبی قرار دارن تا بتونید به راحتی وسیله ی مورد نیاز رو پیدا کرده و کارتون رو ادامه بدید. به عبارت دیگه، سازمان دهی مطب با بهره وری کسب و کار رابطه ی مستقیمی با هم دارن. یک محل کار مرتب، دستیاران رو تشویق میکنه تا در کمترین زمان بهترین عملکرد رو داشته باشن و استرس ناشی از کار رو تا حد ممکن کاهش بدن. همچنین، سازمان دهی مطب، مشتریان شما رو هم تحت تأثیر قرار میده و اخلاق اداری رو به شدت تقویت میکنه. اگه به دنبال سازمان دهی مطب دندانپزشکی هستید، در این مقاله نکاتی در مورد اینکه چه چیزی رو سازماندهی کنید و چگونه انجام بدید، خواهید یافت.

چگونه مطب دندانپزشکی خود را سازماندهی کنیم؟

آیا تا به حال پیش اومده که تعدادی از هندپیس های گرون قیمت تون رو پیدا نکنید و یا ممکنه در هر سفارش اون ها رو خریداری کنید ولی هرگز هندپیس کافی نداشته باشید؟ آیا تا به حال به این فکر کردید که چرا دستیار دندانپزشک شما نمیتونه ابزاری رو به موقع پیدا کنه؟ یا چرا برس پولیش همیشه ناپدید میشه؟ اگه پاسخ سوالاتتون مثبته باید به شما بگم که دوست من، شما تنها نیستید.

اما نمی‌تونیم وسایلی که بسیار گرونن رو از دست بدیم و مهمتر از آن ضروریه که در زمان نیاز به آنها دسترسی داشته باشیم. دندانپزشکی یه فرایند پیچیده هست و حتی ساده‌ترین روش‌ها نیاز به استفاده از چندین ابزار و مواد دندانپزشکی در کنار رعایت بهداشت هستش. در ادامه چند روش رو به اشتراک میذاریم که به شما کمک میکنه تا مطب خودتون رو به طور کارآمدترین شکل ممکن سازماندهی کنید.

1. همه ابزار و لوازم رو برچسب بزنید

برچسب زدن به همه چیز زیاد طول نمیکشه و این کاریه که باید از همان ابتدای احداث مطب انجام بدید. اگه تازه شروع به کار کردید، اکنون برای برچسب‌گذاری وسایل وقت بذارید تا زمانی که مطب رو به روی بیماران باز میکنید، کاملاً آماده باشید. اگر قبلاً مستقر شدید، ارزشش رو داره کمی وقت بذارید تا همه چیز رو برچسب گذاری کنید. حتی اگه در زمان استراحت خود این کار رو انجام بدید، فوق العاده ارزشمنده. همچنین میتونید از کارکنان خود کمک بگیرید تا مطمئن بشید که همه چیز به درستی برچسب گذاری میشه.

2. از سطل ها و ظروف فراوان استفاده کنید

سعی نکنید چیزهای زیادی رو در یک مکان قرار بدید. هرچه سطل ها و ظروف بیشتری داشته باشید، راحت تر میتونید ببینید چه چیزی کجا قرار داره. اگر یک سطل با چندین اقلام مختلف در آن داشته باشید، به خصوص سایز اون اقلام کوچک باشه، ممکنه تا زمانی که به آن احتیاج نداشته باشید، متوجه نشید که چه زمانی اون رو برداشتید. اینکه کدام سطل ها و ظروف رو خریداری کنید، به شما بستگی داره، اما پلاستیک شفاف معمولا برای بیشتر کاربردها بهترین هستن. سطل هایی که محکم بسته میشه و به راحتی باز میشن هم انتخاب خوبی هستن. درپوش‌های شل، احتمال ریختن وسایل روی زمین یا سطوح دیگر رو افزایش میدن.

3. نظارت کامل روی مواد و سایل داشته باشید

نظارت مواد و لوازم، بخش مهمی از سازماندهی مطب دندان‌پزشکی شماست. شما باید مطمئن بشید که همه چیزهایی رو که نیاز دارید و دائم استفاده میکنید، به تعداد اضافی موجود باشه. اگه این کار رو نکنید، ممکنه در زمانی که به اون چیز نیاز دارید، تمام بشه. معمولا گزینه هایی برای جایگزینی وجود داره، اما همیشه اینطور نیست. به جای این که این ریسک رو بپذیرید، یا مجبور بشید بیمار رو وادار کنید منتظر بمونه یا وقت دیگه ای به مطب بیاد، بهتره که قبل از تمام شدن مواد، مقدار زیادی کالا سفارش بدید. بسته به اینکه لوازم رو از کجا تهیه میکنید، در زمان‌های خاصی راحت‌تر یا سخت‌تر تهیه میشن. اگه مشکلات حمل و نقل یا سایر مشکلات به وجود بیاد، در صورت کمبود منابع مورد نیاز، کار شما در کل تعطیل میشه. با در دست داشتن نرم افزار آزمایشگاه میتوانید از این اتفاق پیشگیری کنید. داشتن انبار خوب این شانس رو کاهش میده و انجام مراقبت‌های لازم و مناسب رو برای شما و دستیاران تون بسیار آسون تر میکنه.میتونید به جای نگرانی در مورد تأمین مواد و وسیله، بر درمان و مراقبت از بیمار تمرکز کنید.

4. برای راه اندازی روش از دستورالعمل استفاده کنید

بسیاری از روش ها بعد از مدتی برای شما و دستیاران تون عادی میشه، اما  ایده خوبیه که برای یه سری کارها و روش ها یه دستورالعمل داشته باشید. مطمئن باشید که چیزی رو از دست نمیدید. هنگامی که دستورالعمل خوبی برای تنظیم روش دارید، دستیاران شما اون رو دنبال میکنن و سازماندهی مطب تون فوق العاده بیشتر میشه. حتی اگه کارکنان جدیدی وارد مطب شما بشن، میتونن از دستورالعمل ها جهت پیشبرد کارشون استفاده کنن.

5. از فناوری موجود استفاده کنید

امروزه نرم افزارهای زیادی برای سازمان دهی مطب دندانپزشکی وجود داره. آنها شامل همه چیز هستن، از برنامه ریزی و سفارش مجدد لوازم، تا تماس با بیماران و رسیدگی به اختلافات در ثبت سوابق و سایر زمینه ها. سعی کنید حتما از نرم افزارهای پیشرفته استفاده کنید، چون به شما این فرصت رو میده که به جای نگرانی در مورد مسائل بیهوده، بیشتر روی بیماران تمرکز کنید.

6. ناحیه استریلیزاسیون رو مرتب کنید

ناحیه استریلیزاسیون بخش مهمی از عمل دندانپزشکی شماست. همچنین نیاز به زمان داره و باید به روشی خاص با آن برخورد بشه. مطمئن بشید که مرتب و سازماندهی شده باشه که خطر نقض یا سلامت بیمار رو تهدید نکنه. شما در نحوه سازماندهی یه سری گزینه هایی دارید، اما جدا نگه داشتن وسایل کثیف و تمیز و داشتن کنترل و تعادل هر دو در الویت هستن.

روش های سنتی مدیریت دندان پزشکی

یک پرونده پزشکی خوب و کامل به نفع پزشک و بیماران اوست. برای پزشک معالج بسیار مهمه که اطلاعات بیمار تحت مراقبت خود از جمله نام و نام خانوادگی، سن، سابقه پزشکی به درستی ثبت و در جای مناسب نگهداری بشه. گاهی اوقات با نادرست نوشتن هر کدوم از این اطلاعات باعث میشد که در سازماندهی مطب اختلال ایجاد بشه. در ادامه به مشکلات مدیریت مطب دندان پزشکی به روش سنتی میپردازیم:

– برنامه ریزی دقیق و تشکیل جلسه با بیمار، اولین گام برای سازماندهی مطب بود که میتوان با استفاده از نرم افزار مطب به خوبی از پس آن برآمد. پزشک باید اهداف کسب و کار خودش از جمله تنظیم قرار ملاقات با بیمار، تهیه و سفارش مواد اولیه، چک کردن صورت حساب های مطب بر روی کاغذ ثبت میکرد.

– در روش سنتی بایستی تمام پوشه ها و فایل ها در جای مناسب قرار بگیره. حتی ممکن بود که در حین نوشتن یادداشت های پزشکی در صورت نیاز به تغییر، کل جمله رو خط بزنید و دوباره بنویسید. حتما باید تمامی برگه ها رو با تاریخ و ساعت به همراه امضا قرار میدادید.

-ارتباط موثر، جزء اصلی مدیریت مطب هستش. اگه یک مدیر مطب نتونه در بهترین زمان ارتباط خوبی با بیمار و کارکنان برقرار کنه، عملا سامان دهی مطب دچار مشکل میشد. در روش سنتی لازم بود که حتما ارتباط چهره به چهره بیمار با دستیاران و پزشک صورت بگیره و گاهی اوقات برای پاسخ گویی به سوال بیمار هفته ها زمان احتیاج داشت.

انواع روش های نوین برای مدیریت مطب دندانپزشکی

اجرای یک مطب دندانپزشکی موفق کار بسیار ساده ای نیست. از دیدگاه یک فرد معمولی، ممکنه به نظر برسه که تنها کاری که باید انجام بدید اینه که بر کارکنان مطب تون نظارت داشته باشید تا مطمئن بشید که کارشون رو  به خوبی انجام میدن اما اصلاً اینطور نیست. اگه در مدیریت یک مطب دندانپزشکی، تازه کار هستید یا میخوایید بهترین مدیریت رو داشته باشید، به ادامه مطالب توجه کنید.

1. آموزش و دوره های آموزشی مدیر مطب دندانپزشکی

یکی از ساده ترین راه ها برای اینکه مدیر بهتری باشید، شرکت منظم در دوره های مدیریت دندانپزشکی هستش. چه در این نقش تازه کار باشید و چه سال‌هاست که این کار رو انجام میدید. دوره‌های آموزشی مدیر مطب دندان‌پزشکی به شما می آموزه که چگونه بهترین کارکنان رو استخدام کنید، و با بیماران چطور ارتباط برقرار کنید.

2. روی تیم خود سرمایه گذاری کنید

در مطب‌های دندانپزشکی بسیار رایجه که تیم‌ها ناامید میشن، چون کارهایی که دستیاران دندانپزشک انجام میدن به مرور زمان براشون عادت میشه. شما میتونید با کنفرانس‌ها، سخنرانی‌ها، دوره‌های آنلاین، خبرنامه‌ها، مجلات به تیم خود کمک کنید تا اطلاعات شون به روز بشه.

3. از فناوری مدرن استقبال کنید

برای اینکه بتونید با سایر مطب های دندانپزشکی رقابت کنید، باید به روز بمونید. شما میتونید با استفاده جدیدترین تجهیزات و ابزارهای موجود تا استخدام نیرویی برای نظر گرفتن آخرین تغییرات نرم افزار دندانپزشکی، یک قدم جلوتر از سایر دندانپزشکی ها باشید.

4. با بیماران خود در تماس باشید

بیماران جدید خیلی عالی هستن. اما متقاعد کردن آنها برای شروع درمان برای اولین بار بسیار زمان بر هست. سعی کنید از طریق تماس های تلفنی، پیام های متنی یا ایمیل بیماران خودتون رو پیگیری کنید و همچنین قرار ملاقات ها رو به آنها یادآوری کنید.

5. جلسات منظم داشته باشید

برگزاری جلسات منظم و مفید برای کارکنان و بیماران میتونه به رشد کسب و کار کمک شما کنه. گرد هم آمدن همه اعضای کارکنان برای بحث در مورد عملکرد یک مطب دندانپزشکی به همه کمک میکنه که احساس کنن درگیر هستن و کارها رو بهتر جلو ببرن.

6. شرح وظایف به روز داشته باشید

داشتن یک لیست کاملاً مشخص از مسئولیت ‌ها برای هر فرد جهت کاهش اختلافات خیلی مفیده. همچنین در صورت استعفای فردی، یافتن کارکنان جایگزین رو برای شما آسان میکنه. چون دقیقاً میدونید که کارمند بالقوه چه کاری باید انجام بده. اگه از صفر شروع میکنید، این شرح وظایف مطب دندانپزشکی برای شما مفید خواهد بود.

7. یک راهنمای خط مشی ایجاد کنید

یک دفترچه راهنمای خط‌مشی مطب دندانپزشکی تهیه کنید که مهمترین جنبه‌های مطب مثل حقوق مرخصی، مرخصی زایمان، استراحت ناهار، اضافه کاری، کد لباس، استفاده از تلفن همراه و غیره رو پوشش بده. وقتی این اطلاعات به صورت فیزیکی (یا دیجیتالی) قابل دسترس برای همه باشه، شما رو از بسیاری از بحث ها یا سردرگمی غیر ضروری جلوگیری میکنه. سعی کنید این راهنماها  هر چند ماه یکبار به روز کنید.

8. شاخص های کلیدی عملکرد رو دنبال کنید

فهرستی از شاخص های کلیدی عملکرد برای مطب دندانپزشکی خود تهیه کنید و هر ماه این لیست رو زیر نظر بگیرید. اگه با شاخص های کلیدی در دنیای دندانپزشکی آشنا نیستید، باید بگیم که اینها میتونه یه لیستی از تعداد بیماران جدید، تعداد درمان های انجام شده، تعداد لغو قرار ملاقات باشه به عبارت دیگه هر چیزی که موفقیت یا شکست یک مطب دندانپزشکی رو نشون بده. به این ترتیب میتونید ببینید روند کاری مطب تون به چه شکله و به شما کمک میکنه که برای موفقیت بیشتر مطب دندانپزشکی چه کاری انجام بدید.

9. از نظرات مثبت استفاده کنید

راه‌های مختلفی برای بازاریابی یک مطب دندان‌پزشکی وجود داره، اما یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین آنها، تشویق بیماران به گذاشتن نظرات مثبت هستش. چه بیماران به صورت شفاهی به دوستان و خانواده خود در مورد خدمات دندانپزشکی بگن، چه کسانی که افکارشون رو به صورت آنلاین ثبت میکنن و شما اون ها رو از طریق کانال های رسانه اجتماعی مطب به اشتراک میذارید.

10. تقسیم مسئولیت

به‌عنوان مدیر مطب دندان‌پزشکی، گاهی اوقات احساس خستگی میکنید و زمان کافی برای انجام دادن کارهاتون ندارید. وقتی چنین احساسی دارید، هر کاری را که میتونید به سایر اعضای کارمند محول کنید. به یاد داشته باشید که شما بخشی از یک تیم هستید و اگر صادق و منطقی باشید، کارمند شما بدش نمیاد که در صورت نیاز به شما کمک کنه.

خلاصه

مطب دندانپزشکی از جمله مشاغل پر فعالیت و زمانبر محسوب میشن اما تنها یک هدف رو دنبال میکنن: اهمیت دادن به سلامت بیماران شون. کارکنان مطب باید اطلاعات بیماران از جمله گزارش های پزشکی، پذیرش، قرار ملاقات ها و صورتحساب روبه طور دقیق مستند کنن. در همین راستا، پزشکان مطب باید پیشرفت بیماران رو در طول درمان و پس از ترخیص تحت نظر و ارزیابی کنن.

از این رو باید از امکانات و وسایل در جهت سازماندهی مطب استفاده بشه تا به تضمین سلامت بیماران کمک کنه. لذا با استقبال از نرم افزارهای پیشرفته، برنامه ریزی درست و دقیق، ارتباط مؤثر با کارکنان میتونید مطب دندانپزشکی تون رو به خوبی مدیریت کنید.